Ben jij binnenkort dagvoorzitter op een (online) event? Met deze 5 tips gaat dat hélemaal goedkomen.
een event dagvoorzitten is cruciaal voor een steengoed event. Je hebt dus een belangrijke taak!
Wij hebben het al veel vaker gezegd, maar wat ons betreft zijn dagvoorzitters nog steeds ondergewaardeerd. Vaak pakt iemand van de organisatie deze rol ''er even bij'' terwijl een dagvoorzitter CRUCIAAL is voor een steengoed event. Daarom boek je bij A Cup of Ambiton de allerbeste dagvoorzitters én bieden wij een opleiding aan voor iedereen die dit met succes wil doen.
En wat zo uniek is aan deze opleiding? Je leert van drie totáál verschillende dagvoorzitters. Ieder met hun eigen expertise, stijl en manier van voorbereiden. Zo delen zij de fijne kneepjes van het vak, en kun jij daar-na joúw unieke stijl bepalen. Dagvoorzitters Dorit Roest, Lotte Leufkens & Rolien Magendans maken deze opleiding one of a kind. We vroegen deze drie doorgewinterd dagvoorzitters speciaal voor deze blog naar hun beste tips.
“Mijn beste tip? Bereid een dijk van een opkomst en opening voor, dan volgt de rest vanzelf. Bewaak gedurende het event ook de balans tussen jouw persoonlijke inbreng vs jezelf nét te veel in de spotlight zetten. ”
1. Als dagvoorzitter ben je de gastvrouw, moderator en presentatrice in één! Ben scherp op deze verschillende rollen
Gastvrouw: je opent de dag, leidt het programma in goede banen door te zorgen dat alles - binnen de tijd - aan bod komt. Je zorgt ook altijd voor een plan B als er onverwachte dingen gebeuren. Een technisch probleem, een spreker die nog onderweg is of publiek wat zich niet netjes gedraagt. En natuurlijk de ‘logistiek’, hoe elke gast in de juiste workshop of zaal beland. Al met al, je zorgt ervoor dat het publiek een prettige dag heeft.
Moderator: maar ook inhoudelijk breng je gedurende het hele programma interactie op gang. Je betrekt het publiek en bewaakt de verwachtingen. Denk bijvoorbeeld ook aan bijsturing in een panelgesprek/Q&A of andere interview zodat iedereen aan het woord komt, dat er genoeg diepgang wordt bereikt, en toon en tempo van de discussies prettig blijft.
Presentatrice: je verbindt de programmaonderdelen met elkaar, zorgt voor sterke inleidingen en kondigt gastsprekers en presentaties aan. Jij legt slimme haakjes met de actualiteiten en kondigt de sprekers op een ludieke manier aan. Je bent tot in de puntjes voorbereidt en zorgt meteen voor een connectie tussen de spreker en het publiek. Na een keynote geef je wellicht een samenvatting en zorgt zo weer voor een logische overloop naar een volgend programmaonderdeel. Hierdoor is het programma inhoudelijk goed te volgen voor de luisteraar en blijft het grotere plaatje in beeld.
“Als ik eerder had geweten dat ik ook fouten mocht maken als dagvoorzitter, dat ik mijn persoonlijkheid en humor nog meer had mogen inzetten, was ik veel minder onzeker geweest op het podium. Precies dit bespreek ik met je tijdens de opleiding. Een dagvoorzitter moet écht zijn... niet perfect”
2. Ben jij wel de juiste match voor dit event?
Is het event of seminar sterk inhoudelijk? Dan is het fijn als jij als dagvoorzitter voldoende bekend bent met de thematiek. Het liefst heb je hier zelf ook bewezen kennis en ervaring in. Is dat het geval? MOOI! Pak dan ook jouw podium, stel jezelf uitgebreider dan 1 zin voor. Wie ben je, waarom vind je deze dag zo belangrijk, wat is je eigen visie en ervaring op de onderwerpen die besproken gaan worden. Maak het publiek duidelijk waarom JIJ daar als dagvoorzitter staat. Het event draait niet om jou, maar jij bent wel het visitekaartje. Dus stap in de spotlight zodat je het publiek gedurende de dag effectief kunt meenemen.
3. Improviseren kun je leren. Natuurlijk gaat niet alles zoals gepland. Maar ook dat kun je voorbereiden.
Neem een reserve-outfitje mee, dat is de basis. En verder: check uiteraard vooraf de techniek, of je sprekers al op tijd zijn, en of de logistiek voor de deelnemers logisch is (vooral met break out sessies is het belangrijk dat dit soepel en logisch verloopt). Je kunt uiteraard ook publiek hebben dat anders reageert dan je had verwacht. Een kritische toehoorder, iemand die te lang het woord neemt, veel vragen stelt of juist weinig interactie. Bedenk van tevoren hoe je ermee omgaat als dit gebeurt. Wat ook slim is? Schakel vooraf al hulp in. Ken je iemand uit het publiek (desnoods de organisatie) en bespreek dat diegene een leuke vraag voorbereid indien het stil blijft. Dorit voegt nog toe ‘‘je spreekkaartjes zijn je anker. Maak ze virtueel (in de opleiding krijg je hier van mij een template voor) zodat je alle wijzigingen in de aanloop van het event nog gemakkelijk aan kan passen. Print ze uit met het logo van het event of jouzelf op de achtergrond, staat meteen een stuk professioneler dan die kladjes of (nog erger, echt een no-go) je telefoon’’
4. Een panelgesprek/ interview of talk? Zorg dat je vooraf met de andere sprekers kennismaakt.
Niet alleen kun je dan een mooie persoonlijke introductie schrijven, je bent al een beetje ''bekend'' met elkaar, en dat maakt het relax om samen het podium op te stappen. Bereid vragen die je wilt stellen voor (niet woord voor woord) maar wel op hoofdlijnen. Meestal wil je jouw gasten op het podium op hun gemak stellen, en niet voor het blok zetten.
“Breng de energie! Zorg dat je met je eigen energie boven de energie van publiek en sprekers zit om iedereen bij de les te houden, en een snufje humor doet het altijd erg goed”
5. Bewaak de energie! Kijk vooraf met de organisatie kritisch naar het programma.
Zitten er voldoende pauze momenten in? Misschien een leuke energizer? Die kun je uiteraard als dagvoorzitter zelf verzorgen, of je boekt een speciale energizer. We hebben een leuke lijst met suggesties voor je.
6. Host je nu online een sessie? Lees dan dit blog, online werkt het allemaal net even anders.
Vooral het technische aspect komt hierbij extra kijken. Daarom extra belangrijk om je goed voor te bereiden. Hoe? Lees het hier. Dorit deelt hier 5 super waardevolle extra tips vor je in het online presenteren.
